【テンプレ付】成果に繋がるウェビナーメールの書き方

ウェビナーの集客や参加率を高めるには、集客メールの設計が非常に重要です。本記事では、成果に直結するウェビナーメールの目的や種類、基本構成、配信のコツからテンプレート・成功事例まで網羅的に解説します。

ウェビナーメールの目的と種類

ウェビナーメールの目的

ウェビナーメールは、単にイベントの開催を伝えるだけではなく、申込者の獲得や参加率の最大化、参加後のフォローアップを目的としています。

具体的には、ウェビナーの告知とともに興味を喚起し、対象ユーザーの行動を促すことが主な役割です。

また、ウェビナーの申し込みを完了させた後も、当日のリマインドやフォローアップによってユーザーとの関係性を深め、継続的な接点を築くことができます。

ウェビナーメールの種類

ウェビナーに関連するメールは、大きく4つに分類できます。

1. 案内・集客メール：ウェビナー開催の通知と参加の訴求を行うもの
2. リマインドメール：開催日が近づいたタイミングで送信し、参加忘れの防止と参加率の向上を図るもの
3. サンクスメール：申し込み直後に送信され、申込完了の確認や視聴方法の案内を含むことで安心感を与えるもの
4. フォローメール：ウェビナー終了後に送信し、アンケートや資料の提供、次回イベントの案内など次のアクションを促すもの

これらを適切なタイミングで活用することで、ウェビナーの効果は飛躍的に高まります。

ウェビナー集客メールの基本構成

ここでは、ウェビナーメールの中でも重要度が高いウェビナー集客メールに関して、構成要素と含めるべき内容を整理します。

件名・宛名：開封されるかを決める第一関門

メールが読まれるかどうかは、まず件名で決まります。ユーザーは大量のメールを受け取っているため、開封されなければ無意味になってしまいます。

開封率を高めるために、下記のような工夫を行いましょう。

• キラーワードを含める
  「【無料】」「【30名限定】」「【最新事例】」などの訴求ワードを入れ、関心を引くことがポイントです。
• 文字数は20〜30文字程度に収める
  件名の中でも、大切な情報は冒頭の15文字に含めるようにしましょう。文字数が短いと、受信者の受信トレイでも目立ちやすく、またスマートフォンでは最大17文字までが全文表示されるため、冒頭に重要情報を入れると効果的です。
• 宛名に受信者の社名や名前を入れる
  社名で信頼性が高まったり、パーソナル感が増したりすると、開封率が上がる傾向があります。とくにBtoBでは「○○株式会社 △△様」といった形式が効果的で、信頼感と特別感を演出できます。
• メリットを訴求する
  「30分で徹底解説」「今日から実践可能」「申込者限定資料プレゼント」など、参加することで視聴者が得られるメリットを端的に訴求しましょう。
• 自分ごと化しやすいターゲティングをする
  「マーケティング担当者」といった幅広いターゲティングだけでなく、「〇〇を使いこなせていない方へ」「〇〇にお困りの方へ」など、課題を訴求することで受信者により刺さる場合があります。

本文：参加メリット・ターゲット明示で引きつける

メールの本文では、「何のウェビナーか」「誰に向けたウェビナーか」「参加することで得られる価値」を明確に伝えることが重要です。

調査によると、メルマガの平均閲覧時間は7秒以下と言われています。件名に惹かれてメールを開封した方に向けて、ウェビナーの詳細や参加のメリットを端的かつ明確に訴求し、参加意欲を高めましょう。

ただし、誇張表現は参加者の満足度が下がる原因となるので、件名と本文、ウェビナーの内容には一貫性が必要です。

「メール送りすぎ？」 という遠慮は不要。メールマーケティングの実態調査（株式会社WACUL / 2021.08.10）

ウェビナーの詳細情報：日時・講師・内容・形式 等

ウェビナーの参加を検討してもらうには、日時や登壇者、内容、実施形式などの詳細をわかりやすく伝えることが不可欠です。

情報は箇条書きや表形式を使い、視認性を高めましょう。登壇者にはその肩書きや経歴を簡潔に紹介し、専門性や信頼性をアピールすることがポイントです。

加えて「Zoom配信」「録画視聴可能」など形式の明記や、必要機材、所要時間の記載も忘れないようにしましょう。

申し込み方法とCTA設計：わかりやすい導線にする

集客メールの目的は最終的に「申し込み」へと導くことです。そのため、申込導線（CTA）はシンプルかつ明確に設計する必要があります。

「今すぐ申し込む」「1分で登録完了」などの行動を促す文言とともに、ボタンやリンクを目立たせましょう。

また、リンクは文頭と文末の2箇所以上に配置し、どこからでも申込にアクセスできるようにします。

「参加無料」「録画視聴OK」「1分で申込完了」など、申込の心理的ハードルを下げる要素も効果的です。複雑な手続きや不明点があると離脱されやすいため、わかりやすさを最優先に設計しましょう。

ウェビナーの成果を高めるメールのコツ

ウェビナー集客メールのポイント

件名にこだわる

件名は開封率を左右する最も重要な要素です。単に内容を伝えるだけでなく、「思わず開きたくなる」要素を盛り込むことが鍵です。

たとえば、「【無料開催】〇〇業界向け最新事例セミナー」や「参加者の9割が満足！〇〇講座」など、具体性とインパクトを意識しましょう。

限定性や数字を使うと効果が高く、「〇〇まであと3日！」「残席わずか」などの緊急性も有効です。ABテストで件名を比較検証することで、自社に合った最適な訴求パターンを見つけましょう。

参加することで得られるメリットを示す

メール本文では「このウェビナーに参加することで得られる明確なベネフィット」をしっかり伝えることが必要です。単なる内容紹介ではなく、「参加すればどんな変化が得られるか」をイメージできるようにしましょう。

たとえば「売上が30%アップした具体事例を紹介」「最短2週間で導入できるノウハウを習得」など、成果や活用シーンを提示すると説得力が増します。また、過去の参加者の声や実績を併記することで、信頼感と共感を生み出します。

申込のハードルを下げる一言を入れる

申込数を伸ばすには、ユーザーが感じる不安や手間のハードルを取り除く一言が効果的です。「参加無料」「途中入退室OK」「録画視聴あり」など、参加の障壁を感じさせない文言を加えてみましょう。

特にBtoBのウェビナーでは、業務時間中のスケジュール調整が必要なため、柔軟に参加できることを伝えるのが有効です。また、「1分で簡単申し込み」などの導線の分かりやすさも訴求しましょう。

訴求や構成を変えながら複数回送る

メールは一度きりの送信ではなく、複数回にわけてタイミングを変えて配信しましょう。同じ内容を繰り返すのではなく、訴求軸やフォーカスするポイントを変えて3回程度送信するとよいでしょう。

例えば、1通目は実施概要、2通目は登壇者紹介、3通目は参加メリットにフォーカスする、などです。反応率や開封率を見ながら、件名・送信タイミング・文面のABテストも継続的に行いましょう。

また、ウェビナー開催の前日・当日は一般的に申込率が高まる傾向にあります。たまたま予定が空いている方が申込みに至る可能性があるためです。まだ試したことがない担当者様は、ぜひお試しください。

リマインド・フォローアップメールのポイント

申し込み直後の「サンクスメール」を忘れずに設定する

申し込み完了後に即時送られる「サンクスメール」は、参加率を高める重要なポイントです。ここでは、申込受付の確認とともに、視聴URL・開催日時・注意事項を明記することで、安心して当日を迎えてもらえるようにしましょう。

メール内にカレンダー登録リンクを入れると、参加忘れを防ぐ効果も期待できます。さらに、準備物や推奨環境などの案内も添えると親切です。サンクスメールはテンプレート化し、自動返信の設定をしましょう。

リマインドメールは2回送信する

参加率を高めるには、リマインドメールを適切なタイミングで送信することが重要です。最適なタイミングは、開催の前日（24時間前）と当日の30分前の2回です。

前日には再度スケジュールの確認と参加URLの共有、当日には「あと30分で開始」のような文言で、参加忘れを防止するようにしましょう。

また、Zoomの設定によっては事前に視聴登録が必要な場合があります。当日焦らずに参加するためにも、2度のリマインドメールで事前に登録してもらうように促しましょう。

参加後のフォローメールで行動を喚起する

ウェビナー終了後には、すぐにフォローメールを送信し、アンケート回答や次回セミナーへの誘導、資料ダウンロードなどのアクションを促すことがポイントです。

イベントが終わった直後のタイミングは、参加者の関心が最も高い状態です。この機会に行動を促すことで、商談化や次回参加へのつながりを強化できます。

また、欠席者にも録画視聴案内や資料送付を行うことで、見込み顧客としての接点を設けることができます。感謝の気持ちと次の一手を盛り込むのがポイントです。

配信のタイミングと回数の最適解

曜日と時間帯：開封されやすいタイミングは？

ウェビナーメールの配信タイミングは、開封率と申込率に大きく影響します。一般的に開封率が高いのは、火曜日〜木曜日の8:30、11:00、18:30と言われています。

メールを受信した瞬間に開封されるかどうかは、相手の状況によって決まるため、ターゲットの通勤時間や勤務時間、休憩時間に合わせて送信するのが最も効果的です。

反対に、月曜日の午前中や金曜の午後、土日や早朝・深夜は避けるのが良いでしょう。

配信スケジュール設計：告知からフォローまでの全体像

成果を上げるには、メールの配信を単発で終わらせず、事前告知からフォローまでの流れを一貫して設計することが重要です。

理想的な配信スケジュールは、下記の通りです。

配信内容ごとに役割を持たせ、受信者が迷わずアクションを起こせるよう設計しましょう。

配信形式：一斉配信とセグメント配信どちらが効果的？

配信方法には一斉配信とセグメント配信がありますが、精度と成果を求めるならセグメント配信が効果的です。

一斉配信は短時間で広範囲にリーチできますが、関心が低い層にも届くため反応が分散しがちです。

一方、セグメント配信では、過去の参加歴や興味関心、業種・職種別などでターゲットを分けて配信でき、より刺さるメッセージが届けられます。

たとえば「マーケティング部門向け」と「営業向け」、「IT業界向け」と「製造業向け」、「決済者向け」と「担当者向け」で内容を最適化すると、開封率・申込率ともに向上が期待できます。

テンプレート

集客メール（当日配信の例）

サンクスメール

リマインドメール

フォローメール

まとめ｜メールを適切に活用し、ウェビナーの効果を最大化しよう

ウェビナーメールは、目的に応じた種類と構成、適切なタイミングでの配信が成果に直結します。件名・本文・CTAの工夫やリマインド、フォローアップまで一貫した設計を行うことで、開封率・参加率・商談化率が大きく向上します。テンプレートを参考に、効果的なメール運用を実践しましょう。

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