【例文あり】ウェビナー案内メールテンプレート｜開封率・申込率を高める書き方とは？

ウェビナー集客において、メールの質は成果を大きく左右します。なんとなくの案内文では、登録率が伸びず「せっかくのコンテンツが埋もれてしまう」ことも。この記事では、ウェビナー運用に携わるマーケティング担当者が押さえるべき集客メールの構成と例文を、OTSUNAGIの知見とともに紹介します。

成果を出すウェビナー集客メールの構成とは？

件名：開封率を左右する最重要ポイント

• 具体性・ベネフィット・限定性を意識
• 端的でわかりやすい表現が効果的
  
• 16~20文字以内のタイトルを入れる
  
• 集客メールのタイトルはそのままウェビナータイトルを入れると良い
  ※引用元：https://markezine.jp/article/detail/40102?p=2

リード文：共感・課題喚起で興味喚起

読者の関心を引くためには、冒頭で“自分ごと”として感じてもらうことが重要です。

たとえば、バックオフィス向けに「属人化の解消」をテーマとしたセミナーの場合、以下のような悩みをリード文に盛り込むと効果的です：

• 「気づいたら、いつも自分だけが対応している」
• 「この業務、他の誰も対応できない…」

このような共感を誘う一言を導入に入れることで、「このメールは自分に関係がある」と感じてもらいやすくなります。

また、OTSUNAGIではリード文の前にサムネイルを入れております。
メールのファーストビュー（最初の5秒）で価値が伝わらない場合、8割近くの読者が離脱するという話もあり、開封後の瞬間にどんなセミナーなのかを理解させることは非常に重要です。

サムネイルを入れることにより、読者が視覚的にどんなセミナーなのかが把握しやすくなるため、ぜひお試しください。

本文：ウェビナー概要・メリット・詳細情報

• 内容・講師・日時・形式・対象者などを端的に
• 箇条書きや太字を活用し、視認性を高める

CTA：明確で目立つ導線設計

• 「＼今すぐ申し込む／」「＼1分で完了／」などのマイクロコピー

＼60分で〇〇業界の最新事情をマルっと把握しましょう！／
[とりあえず申し込む]

• 文頭と文末にボタン設置が推奨

配信者名：オプトアウト率を抑える工夫

メール配信ツールなどで表示される「送信者名」は「企業名」だけでなく、「企業名＋個人名」で送ることで、より親しみや信頼感が生まれ、オプトアウト率の低下につながる傾向があります。

例：× OTSUNAGI株式会社　〇 OTSUNAGI｜茂木（セミナー担当）

配信タイミングと件名パターンについて

配信タイミングの推奨

• 初回案内：開催2〜4週間前
• 2回目以降：1週間前、3日前、前日、当日朝など

配信曜日と時間

• 曜日：火曜〜木曜が開封率が高い傾向
• 時間帯：8:30、11:00、18:30が効果的（通勤・昼前・終業前）

件名パターン例

• 2025年の営業戦略を一気に把握！30分でつかむ〇〇の全体像
• 営業組織を変える、属人化から脱却する3つの仕組みとは？
• 明日開催、〇〇をガラッと変える方法を初公開！
• 残席わずか！〇〇の最新事例を解説
• 【明日開催】〇〇を解決する30分セミナー
• 【本日◯時開催】ウェビナー名

【構成意図付き】ウェビナー案内メールテンプレート集

ウェビナーの案内メールは、1通送って終わりでは成果につながりにくく、開催までの期間を見据えて戦略的に複数回配信することが重要です。

1つのウェビナーに対して2~3通ほどメールを配信していただくのがおすすめです。
それぞれのタイミングには目的を持たせるのもいいでしょう。：

• 第1通（3〜4週間前）：ウェビナーの認知を広げ、関心を引くための初回案内
• 第2通（1週間前）：登壇者情報や詳細内容を伝えて、参加の動機付けを強化
• 第3通（前日または当日朝）：緊急性と残席情報で「今すぐ申し込む」行動を後押し

【第1通】初回告知メール（3〜4週間前）

件名

2025年の営業戦略を一気に把握！30分でつかむ〇〇の全体像

構成意図

• 初回は“気づき”と“認知”が目的。読者の現場課題に寄り添う問いかけで自分ごと化を促す。
• 「無料」「実践」など具体的なキーワードで、興味を持ってもらう。

本文

[バナー画像]
[とりあえず申し込む]


お世話になっております。OTSUNAGIの茂木です。

日々の営業活動で、次の一手に迷う瞬間はありませんか？
「このままでいいのか不安」
「他社はどんな取り組みをしているのか知りたい」

本ウェビナーでは、2025年に押さえておきたい最新の営業戦略や、
成果を出している企業の施策事例を一気にご紹介します。

【本ウェビナーで学べること】
・〇〇の成功事例と失敗回避策
・すぐ実践できる〇〇の施策
・業界最新のトレンド紹介

【こんな方におすすめ】
・〇〇にお悩みの方
・〇〇を改善したいご担当者
・成果が伸び悩んでいる方


＼60分で最新状況を理解！／
[とりあえず申し込む]


皆さまのご参加をお待ちしております。

【第2通】中間フォローアップメール（1週間前）

件名

〇〇が語る、〇〇の最前線

構成意図

• 登壇者の実績や専門性を押し出すことで、参加する価値を再認識してもらう。
• 「この人の話なら聞いてみたい」という動機を作る。

本文

[バナー画像]
[とりあえず申し込む]


お世話になっております。OTSUNAGIの茂木です。

来週開催のウェビナー『（ウェビナータイトル）』、
ご確認いただけましたでしょうか。

今回は、〇〇業界で活躍する〇〇氏をお招きし、
実際の現場で起きている〇〇について語っていただきます。

【登壇者プロフィール】
〇〇（〇〇株式会社）
〇〇年から〇〇に従事。
業界内でも注目されている〇〇プロジェクトに携わるなど、実績多数。

【このウェビナーで得られること】
・現場で使える〇〇の手法
・よくある失敗と回避策
・質疑応答コーナーあり（事前質問も受付中）


＼〇〇氏が語る〇〇業界の最新事情をチェック！／
[とりあえず申し込む]


皆さまのご参加をお待ちしております。

【第3通】直前リマインド兼再訴求メール（前日 or 当日朝）

件名

【本日◯時開催】業務効率が劇的に変わるセミナー、今からでも参加OK

構成意図

• 緊急性を高めることで、当日視聴を促進。
• 「忘れていた」「申込しそびれた」層へのラストアプローチ。

本文

[バナー画像]
[とりあえず申し込む]


お世話になっております。OTSUNAGIの茂木です。

本日〇時より、『〇〇セミナー』を開催いたします。
今からでも間に合いますので、ぜひご参加ください！

・〇〇の改善策まとめ
・〇〇を成功に導く実践ポイント
・参加者限定の特典あり


＼1分で申し込み完了！／
[とりあえず申し込む]


ご参加を心よりお待ちしております！

まとめ｜ウェビナー案内メールは戦略で成果が変わる

ウェビナー案内メールは、構成・件名・本文設計・送信スケジュールすべてが成果に直結します。ターゲット設計、ベネフィット提示、導線設計を徹底し、適切なタイミングで複数回送信することで、参加者数を最大化できます。

OTSUNAGI株式会社は、年間100件以上のオンラインイベントを支援するウェビナー運営のプロフェッショナル集団です。企画設計から集客代行、Zoomの設定〜当日の配信オペレーション、アーカイブ活用、さらには共催企業とのマッチングまで、成果に直結するウェビナー施策を一気通貫でご支援いたします。

「社内にリソースがない」「集客ができない」「企画が思いつかない」「共催先が見つからない」といったお悩みをお持ちの方は、ぜひOTSUNAGIにご相談ください。貴社の強みを引き出し、ウェビナーを起点とした“商談につながる仕組みづくり”を全力でサポートいたします。