【テンプレあり】セミナー参加率を高めるリマインドメールを徹底解説

セミナーの申し込みが増えても、当日欠席が多ければ成果に結びつきにくいです。リマインドメールを効果的に活用することで、参加率アップを図り、セミナーの成果を最大化しましょう。

本記事では、リマインドメールの目的や送るタイミング、工夫まで、徹底解説します。

セミナーのリマインドメールとは

リマインドメールとは、セミナー開催前に参加者へ開催日時やアクセス方法などを再案内するメールです。

リマインドメールの役割と目的

参加者が申し込み後に予定を忘れてしまうことを防止し、会場やZoomなどのアクセスミスを減らす役割があります。

視聴のために視聴登録が必要な場合は、事前に登録を済ませてもらうことで、当日ストレスなくスムーズに参加してもらうことが可能です。

案内メールとの違いとは？

案内メールは集客を目的とした概要説明が中心ですが、リマインドメールは日時やアクセスの再確認が目的です。タイミングや内容も異なります。

案内メールについて詳しく知りたい方は、下記をご覧ください。

【関連記事】【テンプレ付】ウェビナー案内メール徹底解説！最適な構成・文例・送信タイミングとは？

セミナーのリマインドメールを送るタイミング

リマインドメールは、送信タイミングが鍵です。早すぎても効果が薄いので、適切なタイミングで送るようにしましょう。ここでは、適切なタイミングについて解説します。

送信タイミングの基本は「前日・当日」

前日・当日のリマインドは、うっかり参加を忘れることの防止に効果的です。追加で、1週間前に送る場合もあります。

前日に送る理由と注意点

前日メールは、「参加再確認」と「事前準備」に有効です。案内メールと同様、早朝や深夜の送信は避け、参加者の目に留まるようにしましょう。

当日に送る際のポイント

当日メールは、「参加再確認」と「事前準備」に加えて「最終確認」が目的です。当日の朝と開催の30分前に送り、できる限り申込者の目にとまるようにしましょう。

セミナーの形式別リマインドメール文例

 オンライン・オフラインそれぞれに適したリマインドメールの文例を紹介します。

ウェビナー（オンライン）の場合

セミナー（オフライン）の場合

リマインドメールの作成・送信で気をつけること

開封率向上や運用ミス防止のため、件名の工夫や予約配信、複数配信などの工夫が必要です。ここでは、3つのコツをお伝えします。

件名を工夫して開封率を向上させる

件名には、セミナー名・日付・開催形式（オンライン／会場）などを端的に記載すると効果的です。また、「【重要】」などの目につく文言を含めることも効果的でしょう。

予約配信で送り忘れを防止する

予約配信機能を使えば、送信忘れや時間のミスを防ぎ、開催直前の担当者の負担を減らすことができます。設定の際は、メールの内容や配信時間に誤りがないか、複数名でWチェックの体制を設けると良いでしょう。

複数回送ることで参加率を最大化する

リマインドメールは、1回だけでは不十分です。1週間前→前日→当日と3回送れば、開封漏れや確認不足に備えることができます。少なくとも、前日と当日の2回送ると良いでしょう。

参加率を高めるための工夫

参加者のモチベーションを維持するためには、メリットの再提示や特典の案内、当日の参加の障壁を下げるカレンダー連携などが効果的です。ここでは、参加率を高めるための工夫を3つご紹介します。

参加者メリットを再提示する

「何が得られるか」を具体的に伝えることで、改めて参加することの価値を感じてもらえます。セミナーの詳細だけでなく、案内メールの内容を再度要約して掲載しても良いでしょう。ただし、掲載の順番は「参加に必要な情報」→「参加のメリット」にしましょう。

特典・資料ダウンロードを告知

参加者限定の資料、アーカイブ視聴用URL、個別相談などの特典を案内し、参加の動機付けを図りましょう。

カレンダーと連携できるようにする

Googleカレンダー／Outlookなどに登録ボタンを設けることで、参加者のスケジュールに自然に組み込めます。当日URLが見つからず参加できないという事態を避けるためにも、カレンダー連携の導線は必ず設けるようにしましょう。

リマインドメールを活用してセミナーの成果を最大化しよう

リマインドメールは、セミナー当日の参加率を高める強力なツールです。送信タイミング、件名、構成要素、配信方法など、全てに配慮した運用が成功の鍵です。

メール文面や予約配信、特典案内、カレンダー連携を組み合わせて、参加率を向上させ、セミナーの成果を最大化しましょう。

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